ระบบการจัดการความรู้ (Knowledge Management System) เป็นระบบที่ออกแบบขึ้นเพื่อเก็บรวบรวม จัดเก็บ จัดระเบียบ และจำแนกข้อมูลและความรู้ในองค์กร เพื่อให้พนักงานและผู้บริหารสามารถเข้าถึงและใช้ข้อมูลนี้ในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบนี้ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพในการแบ่งปันความรู้, การเรียนรู้องค์กร, และการตัดสินใจทางกิจกรรมทางธุรกิจ

คุณสมบัติและความสำคัญของระบบการจัดการความรู้

1.เก็บรวบรวมข้อมูลและความรู้ ระบบจัดการความรู้ช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูลและความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ภายในและภายนอกองค์กร เช่น เอกสาร, ฐานข้อมูล, ประสบการณ์ของพนักงาน, และข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

2.จัดระเบียบและแม่นยำ ระบบช่วยในการจัดระเบียบและแม่นยำข้อมูลและความรู้ให้มีโครงสร้างที่เป็นระเบียบ เช่น หมวดหมู่หรือแท็ก เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและเรียกใช้

3.การแบ่งปันและการเรียนรู้ ระบบช่วยในการแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงาน และสนับสนุนกระบวนการเรียนรู้องค์กร โดยการใช้เครื่องมือเช่น บล็อกและฟอรัม, การอบรมออนไลน์, และคลัสเตอร์การเรียนรู้

4.การจัดการข้อมูลที่ติดต่อกับลูกค้า ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการจัดการข้อมูลลูกค้าและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า โดยการบันทึกข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับลูกค้าและการติดต่อที่มีกับพวกเขา

5.การสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการนำเสนอข้อมูลและความรู้ที่เป็นประสิทธิภาพในกระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจ เพื่อช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

      ระบบการจัดการความรู้มีหลายรูปแบบและเครื่องมือที่สามารถใช้ เพื่อสร้างระบบการจัดการความรู้ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรแต่ละองค์ ตัวอย่างเครื่องมือที่ใช้ในการสร้างระบบการจัดการความรู้รวมถึงฐานข้อมูลความรู้ (Knowledge Base), ระบบจดหมายเหตุ (Wiki), ระบบจัดการเอกสาร, ระบบสื่อสารภายในองค์กร, และซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เฉพาะสำหรับธุรกิจ (Knowledge Management Software) เช่น Microsoft SharePoint, Confluence, และระบบจัดการความรู้ที่ออกแบบเฉพาะตามความต้องการขององค์กร

ระบบการจัดการความรู้มีความสำคัญมากในปัจจุบัน เนื่องจากมีผลกระทบใหญ่ในองค์กรในด้านหลาย ๆ ด้าน 

1.การเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียนรู้ ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการสนับสนุนกระบวนการเรียนรู้ในองค์กร โดยทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและความรู้ที่ต้องการอย่างรวดเร็วและสะดวก ทำให้สามารถปรับปรุงทักษะและความรู้ของพนักงานได้อย่างต่อเนื่อง

2.การแบ่งปันความรู้ ระบบการจัดการความรู้ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงาน ซึ่งช่วยสร้างสัมพันธ์และความร่วมมือในทีมและองค์กร และช่วยลดการซ้ำซ้อนในการแก้ปัญหาและการเรียนรู้จากประสบการณ์

3.การเพิ่มความคงทนขององค์กร ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการเก็บรวบรวมและเข้าถึงข้อมูลสำคัญในกรณีฉุกเฉิน และการจัดการความรู้ในกรณีที่พนักงานต้องการลาออกหรือย้ายออกจากองค์กร ซึ่งช่วยในการรักษาความรู้และประสบการณ์ในองค์กร

4.การเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการนำเสนอข้อมูลและความรู้ที่เป็นประสิทธิภาพในกระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจ ทำให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถดำเนินการตัดสินใจอย่างมีความรู้และมั่นใจ

5.การเพิ่มคุณค่าในการบริการลูกค้า ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการจัดการข้อมูลลูกค้าและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า โดยช่วยในการติดตามข้อมูลลูกค้าและให้คำตอบที่ถูกต้องแก่ลูกค้า

6.การสนับสนุนนวัตกรรมและพัฒนาผลิตภัณฑ์ ระบบการจัดการความรู้ช่วยในการเก็บรวบรวมและแบ่งปันความรู้ที่เกี่ยวข้องกับนวัตกรรมและพัฒนาผลิตภัณฑ์ ซึ่งส่งเสริมความสร้างสรรค์และการพัฒนาในองค์กร

      ในยุคที่ข้อมูลและความรู้มีค่ามาก การเลือกใช้และจัดการความรู้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความสำเร็จขององค์กรในรูปแบบปัจจุบันและอนาคต